Empresas deben reportar la autoevaluación del SG-SST antes del 31 de julio

La gestión de riesgos laborales no es simplemente un requisito normativo: es un elemento clave para la sostenibilidad de las empresas. En ese contexto, vale la pena recordar un plazo que cada año cobra especial relevancia para los empleadores: la autoevaluación de los estándares mínimos del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST) correspondiente al año 2025 debe ser registrada a más tardar el 31 de julio de 2026 ante el Ministerio del Trabajo.

De acuerdo con la Resolución 0312 de 2019, las empresas deben realizar anualmente una autoevaluación del cumplimiento de los estándares mínimos del SG-SST y reportar el resultado a través de la plataforma del Fondo de Riesgos Laborales.

Este proceso hace parte del ciclo de mejora continua del sistema y exige algo más que diligenciar un formulario: requiere que la empresa tenga claridad sobre las acciones que realmente ejecutó durante el año y cuente con evidencias que respalden el porcentaje de cumplimiento reportado.

En la práctica, hay tres aspectos que las empresas deberían tener especialmente presentes.

1. El reporte se realiza únicamente en la plataforma del Fondo de Riesgos Laborales: la autoevaluación debe registrarse en la plataforma oficial del Fondo de Riesgos Laborales, que es el canal habilitado por el Ministerio del Trabajo para este trámite.

Un error frecuente es dejar el registro para los últimos días de julio. En la práctica, la saturación de la plataforma suele generar dificultades de acceso o demoras, lo que puede terminar convirtiendo un trámite sencillo en un problema administrativo.

2. Si no se alcanza el 100%, debe formularse un plan de mejoramiento: es completamente normal que la autoevaluación no arroje un cumplimiento total. Precisamente, el sistema está diseñado para identificar oportunidades de mejora.

Sin embargo, cuando el resultado es inferior al 100%, la empresa debe formular un plan de mejoramiento coherente con los hallazgos identificados en la evaluación. Este plan debe establecer acciones concretas, responsables y plazos, y servirá como hoja de ruta para fortalecer el sistema en el siguiente ciclo.

3. Los resultados deben ser conocidos por la ARL: una vez realizada la autoevaluación, los resultados también deben ser remitidos a la Administradora de Riesgos Laborales (ARL).

Es importante tener presente que la ARL no solo acompaña técnicamente a las empresas en la implementación del sistema, sino que también tiene la obligación de reportar al Ministerio del Trabajo los posibles incumplimientos que identifique.

En escenarios de accidentes de trabajo o enfermedades laborales, un sistema de gestión debidamente implementado, actualizado y documentado puede convertirse en una de las principales herramientas de defensa de la empresa. La evidencia de que se identificaron riesgos, se implementaron controles y se realizaron actividades de prevención es clave para demostrar que el empleador actuó con debida diligencia.

De cara a este reporte, vale la pena que las empresas tengan en cuenta algunas acciones que pueden facilitar el proceso y evitar contingencias:

a)  Realizar una revisión interna antes del reporte: antes de registrar la autoevaluación en la plataforma, es recomendable validar que las evidencias físicas o digitales realmente respalden los porcentajes de cumplimiento que se van a reportar.

b)  Verificar la coherencia con el plan de trabajo anual:  los avances reportados deberían reflejar lo que la empresa definió en su plan anual de trabajo del SG-SST. Si hay diferencias importantes, es conveniente revisarlas antes de realizar el registro.

c)  No perder de vista a contratistas y terceros: en muchos casos, la gestión del SG-SST también involucra a contratistas o proveedores que ejecutan actividades dentro de la empresa. Por eso, es importante verificar que también estén alineados con los requisitos del sistema.

En la práctica, el reporte de la autoevaluación del SG-SST no debería verse únicamente como un requisito formal ante el Ministerio del Trabajo. Este ejercicio permite a las empresas revisar de manera objetiva cómo está funcionando su sistema de gestión, identificar brechas y tomar decisiones oportunas para fortalecer la prevención de riesgos laborales.

Anticiparse al plazo, revisar la información con el equipo encargado del sistema y asegurar que las evidencias respalden lo reportado puede evitar dificultades administrativas y, sobre todo, contribuir a una gestión más sólida de la seguridad y salud en el trabajo.