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Artículo escrito por Anna María Pérez - Abogada especialista en Derecho Laboral y Seguridad Social de Fenalco Antioquia
Dentro de las diferentes obligaciones laborales que deben cumplir las empresas en Colombia, la dotación es uno de los temas que con mayor frecuencia genera dudas en la práctica. En muchos casos se confunde con los elementos de protección personal o se percibe simplemente como parte del uniforme corporativo; sin embargo, en realidad se trata de una prestación social regulada por la normatividad laboral, con reglas específicas sobre quiénes tienen derecho a recibirla, en qué consiste y cuándo debe entregarse.
El Código Sustantivo del Trabajo, en sus artículos 230 al 234, establece la obligación para los empleadores de suministrar a determinados trabajadores un par de zapatos y un vestido de labor, prestación que comúnmente se conoce como dotación. Esta obligación aplica para aquellos trabajadores que devenguen hasta dos (2) salarios mínimos mensuales legales vigentes y que hayan cumplido más de tres meses al servicio de la empresa al momento de la entrega.
Para el año 2026, esto significa que el beneficio aplica para trabajadores que perciban hasta Tres millones quinientos un mil ochocientos diez pesos ($3.501.810) mensuales. Cuando el trabajador supera este nivel salarial, la empresa no está legalmente obligada a entregar dotación. No obstante, en la práctica muchas organizaciones optan por suministrar uniformes por razones de imagen corporativa o identificación institucional. En estos casos, si el empleador exige el uso de un uniforme, este debe ser suministrado sin costo para el trabajador.
La norma también es clara frente al contenido de la dotación. De acuerdo con el Artículo 230 del Código Sustantivo del Trabajo, esta consiste específicamente en un par de zapatos y un vestido de labor, que debe ser adecuado para el tipo de actividad que desempeña el trabajador. Esto implica que las prendas entregadas deben corresponder razonablemente a las condiciones en las que se desarrolla el trabajo y facilitar el desempeño de las funciones.
Otro aspecto relevante para las empresas es el calendario de entrega establecido por la ley. Conforme lo dispone el Artículo 232 del Código Sustantivo del Trabajo, la dotación debe suministrarse tres veces al año, en las siguientes fechas: 30 de abril, 31 de agosto y 20 de diciembre. En consecuencia, durante los meses de marzo y abril muchas empresas adelantan procesos de planeación y adquisición de uniformes con el fin de cumplir oportunamente con la primera entrega del año.
En este punto también es importante diferenciar la dotación de los elementos de protección personal, que hacen parte del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo. Mientras la dotación constituye una prestación social sujeta a los requisitos señalados en la ley, los elementos de protección personal (como cascos, guantes, arneses o botas de seguridad) deben suministrarse a todos los trabajadores que los requieran para la ejecución segura de sus labores, independientemente de su salario y desde el inicio de la relación laboral.
La norma laboral también establece ciertas reglas frente al uso de la dotación. El Artículo 233 del Código Sustantivo del Trabajo señala que el trabajador está obligado a utilizar las prendas suministradas en el ejercicio de sus funciones, y que el empleador puede abstenerse de entregar la dotación correspondiente al periodo siguiente cuando el trabajador no haga uso de la que previamente le fue suministrada.
Por otra parte, es importante tener presente que la dotación no puede compensarse en dinero durante la vigencia del contrato de trabajo, ya que la ley exige su entrega en especie. Así mismo, una vez entregada, la dotación pasa a ser propiedad del trabajador, por lo que, en principio, no debe devolverse al momento de la terminación del contrato laboral.
En la práctica, lo más importante para las empresas es anticiparse a esta obligación y organizar con tiempo la compra y entrega de la dotación, especialmente de cara al 30 de abril del presente año, que corresponde a la primera entrega del año. Así mismo, es recomendable dejar constancia de la entrega mediante actas firmadas por los trabajadores, conservar los soportes de compra y verificar que las prendas correspondan realmente a las funciones que desempeñan.
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