Circular 0048 de 2026: ¿qué debe cumplir el empleador antes de sancionar disciplinariamente o despedir a un trabajador?

El Ministerio del Trabajo expidió la Circular 0048 del 22 de mayo de 2026, mediante la cual establece lineamientos generales sobre el debido proceso disciplinario laboral en el sector privado, precisando los cambios introducidos por la Ley 2466 de 2025 (Reforma Laboral). La circular no crea obligaciones nuevas por sí sola, sino que reglamenta y organiza los pasos que los empleadores deben seguir para garantizar el debido proceso exigido por la reforma.

La circular también precisa que la facultad disciplinaria del empleador se circunscribe al ámbito propio de la relación laboral. En consecuencia, no resulta legítimo sancionar al trabajador, ni exigirle comportamientos, que no tengan un vínculo directo con la prestación del servicio.

¿Para realizar memorandos o llamados de atención se requiere un proceso disciplinario?

No, siempre que se utilicen únicamente como una herramienta de dirección para exigir el cumplimiento de las obligaciones laborales y no constituyan una sanción prevista en el Reglamento Interno de Trabajo. Sin embargo, si el reglamento los contempla como sanciones, o si su reiteración puede generar consecuencias disciplinarias, el empleador debe aplicar el procedimiento disciplinario previsto en el reglamento de la empresa.

¿Qué principios rigen toda actuación disciplinaria?

● Dignidad humana: el trabajador debe ser tratado como sujeto de derechos, no como simple objeto de sanción.

● Presunción de inocencia: ningún trabajador puede ser sancionado sin pruebas que respalden la falta cometida.

● In dubio pro disciplinado: si existe duda sobre la responsabilidad del trabajador, esta se resuelve a su favor. La carga de la prueba recae completamente en el empleador.

● Proporcionalidad: la sanción debe corresponder a la gravedad de la falta.

● Derecho de defensa, contradicción y controversia de las pruebas: el trabajador debe conocer y poder controvertir todo lo que se le imputa.

Además, de garantizar en todos los principios de intimidad, lealtad, buena fe, imparcialidad, respeto al buen nombre y a la honra, y non bis in ídem.

¿Cuáles son las etapas mínimas que debe seguir el empleador?

1. Comunicación formal de la apertura del proceso: el empleador debe informar por escrito al trabajador que se ha iniciado un proceso disciplinario, describiendo los hechos, conductas u omisiones investigadas y la calificación provisional de las faltas presuntamente cometidas.

2. Traslado de pruebas: el empleador debe presentar y entregar todas las pruebas que sustentan la investigación. Si con posterioridad aparecen nuevas pruebas, deberá comunicarlas y otorgar un plazo adicional para que el trabajador prepare su defensa.

3. Término para la defensa: debe mediar un plazo mínimo de cinco (5) días hábiles entre la citación y la diligencia de descargos. En caso de que la defensa del trabajador frente a los hechos, conductas u omisiones, que motivaron el proceso sea verbal, se hará un acta en la que se transcribirá la versión o descargos rendidos por el trabajador. 

4. Imposición de la sanción y cierre: la decisión debe estar fundamentada de forma razonada y proporcional de acuerdo con lo estipulado en el Reglamento Interno de Trabajo de la empresa, explicando los hechos y las pruebas comunicadas al trabajador.

5. Posibilidad del trabajador de impugnar la decisión: debe notificarse formalmente, permitiendo su impugnación mediante los mecanismos previstos en el Reglamento Interno de Trabajo o, en su defecto, mediante recurso de apelación.

El proceso, en su conjunto, debe adelantarse dentro de un plazo razonable, en aplicación del principio de inmediatez.

¿En qué casos sí se exige agotar el proceso disciplinario antes del despido?

Por regla general, no se requiere agotar un proceso disciplinario previo para el despido con justa causa. Sin embargo, la circular precisa que sí se exige en los siguientes escenarios:

- Cuando el despido se configura como sanción disciplinaria, es decir, cuando la falta está prevista como grave o gravísima en el Reglamento Interno de Trabajo, convención colectiva, pacto colectivo, contrato individual o laudo arbitral.

- Cuando existe un sistema de graduación de faltas y sanciones dentro del cual el despido se impone como castigo.

- Cuando el ordenamiento jurídico impone expresamente un procedimiento previo, como ocurre con la causal de bajo rendimiento (Decreto 1373 de 1966) o con la participación en huelga ilegal (Sentencia SU-598 de 2019).

Aunque el despido con justa causa no exija, por regla general, un proceso disciplinario formal, el empleador no queda exonerado de respetar las garantías mínimas constitucionales. La Corte Constitucional, en la Sentencia SU-449 de 2020, fue clara en señalar que incluso en estos casos el empleador debe:

1. Comunicar de manera clara y específica los motivos del despido (sin posibilidad de cambiarlos después)

2. Otorgar al trabajador la oportunidad real de ser escuchado

3. Actuar con inmediatez frente a los hechos, y proceder con respeto y buena fe

Aspectos importantes a tener en cuenta:

- Los trabajadores afiliados a un sindicato tienen derecho a ser asistidos por su organización durante el proceso, dejando constancia de ello.

- Deben preverse ajustes razonables cuando el trabajador investigado tenga alguna discapacidad, a fin de garantizar su comprensión y participación real en el proceso.

- Uso de tecnología: los procesos disciplinarios pueden adelantarse por medios virtuales, siempre que se garantice el derecho de defensa. Si no existen condiciones adecuadas de conexión o comunicación, el empleador debe realizar la audiencia de forma presencial.

- Microempresas y servicio doméstico: para empleadores con hasta diez (10) trabajadores y para el servicio doméstico, la circular prevé un procedimiento más flexible. No obstante, deben respetarse en todo caso las garantías básicas de notificación, defensa, debido proceso y proporcionalidad.

Recomendamos a las empresas revisar que el procedimiento disciplinario descrito en su Reglamento Interno de Trabajo se encuentre conforme a lo estipulado por la norma, documentar cada etapa del proceso disciplinario por escrito, y capacitar a las áreas de Gestión Humana y a los líderes de equipo en la aplicación correcta de estas garantías, de manera que la gestión disciplinaria se convierta en un verdadero mecanismo de prevención del riesgo jurídico y no en una fuente de contingencias para la organización.